Vergaderingen plannen versus vergaderruimtes reserveren

Vergaderingen plannen vs. vergaderruimtes reserveren

Vergaderingen plannen en vergaderruimtes reserveren. Het zijn cruciale onderdelen van de bedrijfsvoering. Een goede organisatie draagt aanzienlijk bij in het succes van zakelijke bijeenkomsten. Ook levert een goede organisatie een positieve werksfeer en houding ten opzichte van kantoor op.

Vaak worden vergaderingen en vergaderruimtes reserveren niet los van elkaar gezien, terwijl het in feite twee totaal verschillende processen zijn. Waarom? Een vergadering is zoveel meer dan een vergaderruimte boeken. Een vergadering heeft namelijk een doel. En de ruimte is hierin niet veel meer dan een middel. Bij een vergadering komen namelijk ook de volgende zaken kijken:

• Deelnemers aan de vergadering: medewerkers, externe bezoekers of een combinatie ervan?
• Inhoud: welk doel heeft de meeting, wat is de agenda en welk type ruimte past hier het beste bij?
• Locatie: digitaal, hybride of op locatie?

Een vergadering is dus veel meer dan enkel de ruimte. Welke ruimte u kiest, is afhankelijk van het doel en de deelnemers die u verwacht. Voor die belangrijke klant is een boardroom wellicht geschikt. Terwijl voor die wekelijkse meeting die voor 80% hybride is met enkel je eigen medewerkers een concentratieruimte al kan voldoen.

Een geïntegreerde oplossing om ruimtes te reserveren: de way to go?

Inmiddels worden tienduizenden ruimtes en andere objecten gereserveerd met ons vergaderruimte reserveringssysteem. Wat wij daarvan hebben geleerd is dat u (bijna) altijd moet gaan voor een geïntegreerde oplossing waarbij u de vergadering en ruimte in één handeling kunt boeken. En als het even kan: reserveer ruimtes en plan vergaderingen dan via Outlook, Google, of een ander agendasysteem. In veel gevallen voldoet dit prima voor het adviseren van de ruimte. Zeker in kleinere scenario’s, met voldoende ruimte en weinig druk.

Maar vaak bent u er dan nog niet. Want de ruimte is vastgelegd, maar dan begint het feest pas. Herkent u zich in één van de volgende punten? Dan is een geïntegreerde oplossing wellicht wel wat voor u:

• Er ligt veel druk op de bezetting van vergaderruimtes
• Bezettingsgraden en no-show percentages kunnen meten is belangrijk
• Het moet duidelijk zijn wanneer de ruimte bezet is of vrij, ook bij de ruimte in kwestie
• Onderbroken meetings door ongenode gasten is een no-go
• Voor bepaalde situaties wilt u via één oplossing ook die lunch of extra kan koffie kunnen bestellen en laten brengen door het cateringteam
• U wilt meer mogelijkheden om ruimtes te kunnen reserveren dan enkel via het agendasysteem: ook bij de ruimte zou dat zeer prettig zijn

In dat geval adviseren wij om het agendasysteem in ieder geval te integreren met de oplossingen van Reflex Online.

De voordelen van integratie Reflex en Outlook (Google of een ander agendasysteem)

Al onze oplossingen ontwikkelingen wij met deze vraag in het achterhoofd: maakt het ontmoeten makkelijker? Want ontmoeten makkelijk maken, dat is onze missie. Zeker als het aankomt op het plannen van vergaderingen helpen wij u met een geïntegreerde oplossing. Dat levert u allerlei voordelen op:

• Een integratie met Reflex Online maakt extra’s bijboeken makkelijk. Het bijboeken van catering wordt dan ook direct via dezelfde Outlook-reservering mogelijk en zichtbaar voor uw cateringteam.
• Daarnaast heeft u toegang tot allerlei belangrijke managementinformatie over bezettingsgraden en opkomstpercentages.
• Door het juist inrichten van, bijvoorbeeld, Room Finder, krijgt uw organisatie toegang tot veel mogelijkheden om het zoeken en vinden van de juiste ruimte te vergemakkelijken.
• Zo zorgt u met onze Zaaldisplays, room booking displays voor bij de vergaderruimte, voor een directe weergave van reserveringen op een tablet bij de vergaderruimte, die real-time wordt bijgewerkt. Aan de kleur van de LED-randen ziet men van afstand of de ruimte bezet is of vrij. Dat zorgt voor helderheid en voorkomt ongenode gasten in de ruimte. En dubbele boekingen, want alle medewerkers zowel digitaal als op locatie zijn op de hoogte van de beschikbaarheid van de vergaderruimtes.
• En tot slot voegt u natuurlijk ook de externe bezoeker toe aan de afspraak. Deze wordt direct zichtbaar in ons systeem, zodat u te allen tijde weet welke bezoekers zich in uw pand bevinden. Zeker wanneer u kiest voor een aanmeldzuil op locatie.

Het nut van (toch) een standalone reserveringssysteem: Reflex RoomManager

In sommige situaties, zoals in bedrijfsverzamelgebouwen waar ruimtes worden gedeeld, is een standalone reserveringssysteem zoals Reflex RoomManager juist weer nuttig. In een dergelijke situatie heeft u geen gedeelde Microsoft agenda waarin u resources zoals ruimtes met elkaar deelt. Met Reflex RoomManager krijgt u dan:

• Een online toegankelijke agenda, waarmee gebruikers vanaf elke locatie vergaderruimtes kunnen boeken, plannen en beheren, via elk apparaat.
• Het systeem biedt gedetailleerd inzicht in de bezettingsgraden en maakt een eerlijke kostenverdeling mogelijk op basis van daadwerkelijk gebruik, wat leidt tot een efficiëntere resource management.

Conclusie: geïntegreerd waar het kan

Voor sommige specifieke scenario’s is een standalone reserveringssysteem als RoomManager de beste oplossing. Terwijl kleinere scenario’s toekunnen met enkel een agendasysteem. Maar de integratie van agendasystemen in combinatie met room booking displays en zelfs elementen van standalone systemen is enorm krachtig. Zeker in situaties met veel druk op de vergaderruimtes, waarin vierkante meters worden afgeschaald, is een geïntegreerde oplossing aan te raden. Wilt u hier meer over weten? Onze experts helpen u graag.

Plan een demo