Werkplekreservering: oplossing voor grip op hybride werken

Dinsdag en donderdag zijn de drukste dagen. Iedereen wil die favoriete plek bij het raam, maar vaak is het een chaos: overvolle verdiepingen, zoekende collega’s en onduidelijkheid. Met werkplekreservering verandert die stress in overzicht en rust. Een professioneel werkplekreserveringssysteem maakt hybride werken voorspelbaar en efficiënt.

Organisaties kijken bovendien steeds kritischer naar hun m² vloeroppervlak. Kantoorruimte is kostbaar. Beslissingen over uitbreiding of inkrimping moeten gebaseerd zijn op feiten en cijfers. Met werkplekken reserveren krijgt u grip op capaciteit én harde data over het daadwerkelijke gebruik.


Wat is werkplekreservering?

Werkplekreservering betekent dat medewerkers vooraf of op de dag zelf een bureau of flexplek boeken. Het sluit direct aan bij hybride werken en is vergelijkbaar met begrippen als desk booking of flexplek reserveren.

Zonder systeem kost dit veel tijd. Medewerkers besteden gemiddeld 18 minuten per dag aan het zoeken naar een plek, vergaderruimte of parkeerplaats. Dat is ruim 70 uur per jaar. Bijna twee hele werkwerken aan productieve uren die verloren gaan.

Voor facility- en IT-managers, maar ook voor medewerkers, levert dit frustraties op:

  • Onzekerheid over bezetting en capaciteit
  • Klachten dat er “nooit een plek vrij is”
  • Teams die elkaar mislopen doordat ze verspreid zitten
  • Geen betrouwbare data om beleid en inrichting te sturen

Een goed reserveringssysteem lost dit op en geeft zowel collega’s als management grip.


Niet wéér een app: reserveren met Reflex Workplaces

Niemand zit te wachten op nóg een extra app. Medewerkers willen boeken vanuit hun vertrouwde omgeving. Daarom werkt Reflex Workplaces direct in Microsoft Teams en Outlook. Mobiel, laptop of desktop: een werkplek reserveren kost slechts een paar klikken. Geen losse tools, geen extra inlogcodes: iedereen ziet direct welke plekken beschikbaar zijn.

Reflex Workplaces past zich aan uw organisatie aan, want kant ook via een URL worden benaderd. En toch liever wel een app? Ook dán hebben we de oplossing voor u. Ontdek alle mogelijkheden over het gebruik van Reflex Workplaces.


Ultiem gemak voor gebruikers

De kracht van werkplekreservering zit in eenvoud. Hoe makkelijker boeken gaat, hoe hoger de adoptie. Reflex Workplaces combineert daarom zes kernfunctionaliteiten:

  • Reserveren vanaf interactieve plattegronden: in 2D en 3D direct zien welke plekken vrij zijn. Dit sluit naadloos aan bij desk booking.
  • Collega’s zoeken en vinden: handig om samen te werken en fysiek af te stemmen.
  • In- en uitchecken via QR-codes: medewerkers scannen bij aankomst eenvoudig de werkplek, waardoor realtime inzicht in aanwezigheid ontstaat. Ad hoc reserveren kan ook via de QR-codes.
  • No-show functionaliteiten: reserveringen vervallen automatisch als iemand niet komt opdagen.
  • Single sign-on via Microsoft 365 en Google Workspace: inloggen gaat vanzelf, zonder extra wachtwoorden.
  • BHV App: altijd inzicht in wie aanwezig is, cruciaal voor veiligheid.

Bekijk hier alle functionaliteiten van Reflex Workplaces.

Voordelen van een werkplekreserveringssysteem

Een professioneel systeem voor werkplekreservering biedt strategische voordelen:

  • Zekerheid voor medewerkers – vooraf weten dat er een plek beschikbaar is
  • Betere benutting van kantoorruimte – grip op m² en kostenbesparing
  • Feiten en cijfers voor facility managers – sturen op harde data
  • Flexibiliteit in inrichting – capaciteit aanpassen op basis van gebruik
  • Samenwerking bevorderen – teams plannen makkelijker samen

Met Reflex Workplaces wordt reserveren onderdeel van een groter geheel: inzicht in hoe het kantoor écht gebruikt wordt. Zo maakt het management gefundeerde keuzes, van schoonmaakrondes tot vastgoedstrategie. Een praktijkvoorbeeld: de Gemeente Krimpenerwaard koos Reflex Workplaces om hybride werken beheersbaar te maken. Lees de case.

Klaar voor grip op werkplekken?

Werkplekreservering gaat verder dan het reserveren van een bureau. Het draait om structuur en inzicht in een hybride kantoor. Met Reflex Workplaces krijgt u grip op bezetting, zekerheid voor medewerkers en waardevolle data voor beleid. Ontdek de mogelijkheden van Reflex Workplaces en ervaar zelf hoe overzicht en rust de nieuwe standaard worden.

Plan een demo

Veelgestelde vragen over werkplekreservering

  1. Is zo’n systeem niet duur?
    De kosten vallen vaak mee, al vanaf 1,25 euro per werkplek per maand, en worden ruim terugverdiend door tijdwinst en/of efficiënter omgaan met vierkante meters.
  2. Gaan medewerkers dit wel gebruiken?
    Ja, mits het systeem gebruiksvriendelijk is en aansluit bij hun dagelijkse tools. De Teams- en Outlook-integratie van Reflex Workplaces maakt adoptie laagdrempelig.
  3. Hebben we echt weer een extra app nodig?
    Niet per se. Via Teams en Outlook kan alles geregeld worden. De aparte werkplek app is optioneel.
  4. Hoe snel is dit te implementeren?
    Afhankelijk van de organisatie, maar vaak kan binnen enkele weken een eerste pilot draaien.
  5. Is werkplekreservering ook nuttig voor kleinere organisaties?
    Ja, zeker als er hybride gewerkt wordt. Ook kleinere bedrijven profiteren van overzicht en rust