Desk Booking System: hybride werken met slimme werkpleksoftware
Krijgt u als facility manager of IT-verantwoordelijke grip op wie wanneer waar werkt? Zonder duidelijk systeem is hybride werken een bron van frustratie. Want de bezetting is onvoorspelbaar. De ene dag is het helemaal vol en de andere dag is er niemand op kantoor. Ook medewerkers missen overzicht en de kantoorruimte wordt inefficiënt gebruikt. Een professioneel desk booking system lost dit op. In dit artikel leest u wat het is en hoe het werkt.
Wat is een Desk Booking System?
Een desk booking system is een digitale oplossing waarmee organisaties werkplekken beheren en medewerkers eenvoudig een plek kunnen reserveren. In tegenstelling tot losse tools of Excel-lijsten biedt een volwaardig systeemstructuur, inzicht en schaalbaarheid.
Concreet betekent dit:
- Centrale aansturing voor IT en facilitair management
- Zelfservice voor medewerkers via app, browser of Teams
- Realtime inzicht in bezetting, no-show, capaciteit en gebruikspatronen
Zo ontstaat rust, grip en efficiëntie in hybride werkmodellen. Het maakt daarbij niet uit of u nu werkt met één kantoorvloer of met meerdere locaties. Bovendien maakt een desk booking system beleidskeuzes onderbouwd en uitvoerbaar. Dat gaat van ruimteplanning tot BHV-capaciteit en schoonmaakfrequenties. Met een goed desk booking system krijgt u toegang tot waardevolle managementrapportages waarop u uw beslissingen baseert. Wilt u eerst de basis begrijpen? Lees dan onze uitleg over wat desk booking is.
Belangrijkste functionaliteiten van een Desk Booking System
Een professioneel desk booking system is meer dan een eenvoudige reserveringsapp. Het is een compleet beheersysteem dat organisaties helpt om werkplekken, bezetting en beleid integraal aan te sturen. Dat betekent grip voor beheerders en gebruiksgemak voor medewerkers.
Belangrijke functionaliteiten zijn onder andere:
- Centraal beheer van werkplekken per locatie, afdeling of verdieping, inclusief indeling van zones en types
- Reserveringsregels zoals minimale/maximale duur, vaste blokken, reserveren per kwartier, per uur of per dagdeel, afdelingsspecifieke toegang of restricties
- Capaciteitsbeheer en bezettingsmonitoring in realtime, inclusief dashboards en exportmogelijkheden, zodat u stuurt op feiten en cijfers
- Check-in/out en no-show detectie, via app, QR-code of via de browser.
- Integraties met Microsoft 365, Teams, Outlook en Google Workspace, inclusief SSO en gebruik van bestaande gebruikersaccounts
Deze functies zorgen ervoor dat werkplekken efficiënt worden benut. Maar ook dat medewerkers altijd weten waar ze aan toe zijn. Zodat u uiteindelijk beslissingen neemt op basis van actuele data. Niet op onderbuikgevoel, maar op werkelijke bezettingscijfers. Daarmee vormt het desk booking system de basis voor rust op de werkvloer én grip op de vierkante meter.
Een compleet overzicht vindt u op onze productpagina over werkplekreservering. Heeft u interesse in onze oplossingen of wilt u graag advies? Bel ons dan op +31(0)345 630123 of stuur een mail naar info@reflex-online.com. Onze experts staan voor u klaar.
Hoe Reflex Workplaces zich onderscheidt als Desk Booking System
Reflex Workplaces is ontwikkeld voor organisaties die hybride willen werken zonder gedoe, wachttijden of een vendor lock-in. Dat ziet u terug in snelheid, ondersteuning én functionaliteit.
Wat Reflex uniek maakt:
- Volledige toegankelijkheid: Gebruik Reflex Workplaces zoals u dat wilt. Via de iOS en Android app, browser en/of de Teams-app: medewerkers reserveren moeiteloos via hun favoriete kanaal en apparaat.
- Integraties met bestaande software: We werken naadloos samen met Microsoft 365, Outlook en Google Workspace, inclusief SSO en gebruik van bestaande accounts
- Realtime plattegronden en collega’s zoeken: Zie direct welke werkplekken beschikbaar zijn en boek in de buurt van teamleden.
- Veilig en verantwoord ingericht: Reflex Online is ISO 27001-gecertificeerd en werkt AVG-proof.
- Slimme functionaliteiten standaard inbegrepen: Zoals check-in/out, no-show detectie, capaciteitsbeheer en multi-location support. En wat denkt u van onze BHV App?
Klanten zoals Eteck, Woonwaarts en Krimpenerwaard gebruiken Reflex Workplaces dagelijks om hybride werken soepel te laten verlopen. Meer weten over onze werkplek app? Bekijk de pagina met functies en praktijkvoorbeelden. Heeft u interesse in onze oplossingen of wilt u er meer over weten? Plan dan een vrijblijvende demonstratie in. Of bel ons op +31(0)345 630123 of stuur een mail naar info@reflex-online.com.
Veelgestelde vragen over desk booking systems
Wat is het verschil tussen een app en een desk booking system?
Een app is de gebruikersinterface; het system bevat de logica, beheeromgeving en rapportages.
Werkt het ook voor parkeerplaatsen?
Ja, u kunt zowel werkplekken als parkeerplekken reserveren en beheren in één systeem.
Is Reflex veilig en AVG-proof?
Volledig. Reflex is ISO 27001 gecertificeerd en ondersteunt SSO via Microsoft Azure en Google.
