Vergaderruimtes beheren en reserveren vanuit Outlook en Microsoft / Office 365

Reflex Online helpt vergaderruimtes reserveren makkelijk te maken. Eén van de meest veelvoorkomende manieren om een ruimte te reserveren, is via Outlook. In dit artikel leert u over het inrichten van Outlook en Microsoft / Office 365 voor het reserveren van vergaderruimtes:

  • Hoe u een ruimte aanmaakt in Microsoft / Office 365
  • Hoe u een nieuwe bijeenkomst plan met een vergaderruimte als locatie
  • Wat waardevolle uitbreidingen zijn op Outlook en Microsoft Office 365

Microsoft 365 en Outlook

Maar eerst een klein stapje terug. Microsoft 365 is op dit moment het meest gebruikte productiviteitspakket binnen organisaties in Nederland. Bijna de helft van alle bedrijven zet Microsoft 365 in voor één of meerdere diensten. Outlook - dat officieel Microsoft Outlook heet - is zo'n dienst van Microsoft Office. Het is een persoonlijke agenda en e-mailservice en één van de diverse apps die u binnen Microsoft 365 kunt gebruiken. In dit artikel gaan we ervan uit dat u Microsoft 365 gebruikt om uw Outlook-omgeving te beheren.


Een vergaderruimte aanmaken in Office 365

Wilt u via Outlook  digitaal een vergadering plannen en collega's via de mail uitnodigen, dan zult u in de uitnodiging niet alleen een datum en tijd moeten vermelden, maar ook een locatie. Om deze te kunnen selecteren via de Planningsassistent, zullen eerst één of meerdere vergaderruimtes moeten worden toegevoegd als 'resource'.

Een resource is een ruimte, dienst of product die voor iedereen binnen het bedrijf beschikbaar is en gereserveerd moet kunnen worden. De beste manier om dit binnen Office 365 te doen is door voor elke resource een eigen Postvak aan te maken. Een eigen inbox voor elke vergaderruimte dus. Geef ze een duidelijke en herkenbare naam, zodat alle gebruikers gemakkelijk de juiste ruimte kunnen selecteren. Een resource aanmaken doet u in het Microsoft 365 Admin Center. Opmerking: hiervoor heeft u wel beheerdersrechten nodig.

Een resource aanmaken werkt als volgt:

  1. Klik in de linkerbalk op 'Alles weergeven'.
  2. Klik op 'Resources'.
  3. Klik op 'Ruimten en apparatuur'.
  4. Selecteer het type resource dat u wilt toevoegen.
  5. Geef de kamer een naam, e-mailadres, locatie en vul overige gegevens in.
  6. Bij het e-mailadres vult u het unieke mailadres voor deze kamer in dat u heeft gemaakt.
  7. Staat alles goed? Dan kunt u voor Opslaan en sluiten kiezen.

De vergaderruimte is nu aangemaakt en kan via de Planningsassistent worden geselecteerd bij de plannen van een nieuwe vergadering.

Pro Tip: Koppel de vergaderruimtes aan een room booking display, zoals ons Zaaldisplay. Dat brengt allerlei voordelen met zich mee.


Vergaderruimtes beheren in Office 365 en Outlook

Gebruikt u een Office 365 of een Microsoft Exchange-account met Outlook, dan kunt u de Planningsassistent inzetten. Een nieuwe vergadering aanmaken doet u in 6 simpele stappen.

  1. Ga naar uw Postvak In en klik in het topmenu op Nieuwe items > Gebeurtenis. Werkt u vanuit de Agenda? Klik dan op: Nieuwe gebeurtenis.
  2. Zet het selectieveld Deelnemers uitnodigen aan.
  3. Geef uw vergadering een onderwerp en voeg deelnemers toe.
  4. Selecteer het tijdstip. Hierbij ziet u per deelnemer de beschikbaarheid vanuit hun persoonlijke agenda. U kunt hiervoor de optie Voorgestelde tijden gebruiken. U krijgt dan een suggesties voor een tijdstip, waarop de meeste genodigden beschikbaar zijn.
  5. Selecteer een beschikbare ruimte. Zodra u het selectievak aanklikt, wordt een lijst met beschikbare ruimtes op uw tijdstip getoond.
  6. Klik op Verzenden. Alle genodigden krijgen nu een melding van uw vergaderverzoek en kunnen op hun beurt hun aanwezigheid melden aan u.

Tip: werkt u met meerdere agenda’s en wilt u overzicht? Probeer dan de overlayweergave van Outlook. Deze toont alle agenda’s in verschillende kleuren over elkaar.

Room Finder of Ruimte Zoeken configureren in Outlook en M365

Room Finder, of Ruimte Zoeken voor Nederlandse gebruikers, is een handige tool die beschikbaar is in Microsoft Outlook en Outlook voor Microsoft 365. Het configureren van deze tool vereist enkele stappen die door beheerders van Microsoft 365 kunnen worden uitgevoerd. Reflex Online bezit de kennis en eventuele partners om u hierbij te ondersteunen. Wij helpen u graag. Neem direct contact met ons op via +31(0)345 630 123 of mail naar info@reflex-online.com.

Meer weten over Room Finder of Ruimte Zoeken in Outlook? U leert er hier alles over.

Verder optimaliseren met Zaaldisplays & Reflex RoomManager

Reflex Online maakt vergaderen nóg eenvoudiger. De verschillende mogelijkheden als onze room booking displays, ook wel Zaaldisplays genoemd, vormen een waardevolle uitbreiding op uw Office 365 of Outlook omgeving. Met onze Zaaldisplays:

  • Zien collega's in één oogopslag of een ruimte bezet is of vrij, aan de kleur van de LED-rand rondom het scherm
  • Reserveren zij direct een ruimte op het display, de reservering wordt ook zichtbaar in de Outlook-agenda van de ruimte
  • Zoeken en vinden collega's vrije ruimtes elders in het pand of op andere locaties

Daarnaast is er Reflex RoomManager. Met Reflex RoomManager maakt u van uw agendasysteem een professionele oplossingen voor alle logistiek rondom vergaderruimtes. RoomManager biedt verschillende modules, die aan uw Office 365 of Outlook worden gekoppeld en een waardevolle uitbreiding zijn. Zo zijn er bijvoorbeeld modules die de bezettingsgraad monitoren en rapporteren, zodat u rendabeler kunt plannen. Ook bieden wij een module om de catering te regelen - voor koffie, thee of lunch tijdens de meeting. En modules die gemaakte boekingen op een welkomscherm of zaaldisplay tonen. Hiermee heeft u niet alleen digitaal overzicht in uw agenda, maar ook zichtbaar bij de deur.


Welkomscherm en zaaldisplays

Een zaaldisplay hangt bij de deur van een vergaderruimte en toont de beschikbaarheid, de agenda en daarnaast is het mogelijk via een zaaldisplay direct een ruimte te reserveren. Zaaldisplays worden aan RoomManger gekoppeld en staan ​​in rechtstreeks contact met de andere modules en alle bijbehorende mogelijkheden én met uw Office 365 of Outlook agenda. Vergaderen was nog nooit zo leuk! Een welkomscherm bij de entree van de receptie geeft een overzicht van de zalen, aangemelde bezoekers en de weg naar de ruimte waar zij verwacht worden.

Plan een demo