Korton gebruikt Reflex zaaldisplays én bezoekersregistratie
“Medio 2019 zijn we verhuisd naar ons nieuwe pand in Nieuw-Vennep. Er kwamen een aantal overlegruimtes bij, waardoor de vraag ontstond: hoe kunnen we dat nou slim organiseren? Zo kwamen we in contact met Reflex Online”, vertelt Ries van Harskamp, Inkoper bij Korton Group. Sindsdien reserveert Korton Group vergaderruimtes met Reflex Zaaldisplays en registreert men haar bezoekers met Reflex Visitor. “Het werkt allemaal perfect.”
Vergaderruimtes reserveren via Outlook
Ries van Harskamp werkt al twintig jaar bij Korton Group, een Cloud Service Provider die in 2022 haar 25-jarig bestaan viert. Als inkoper is hij verantwoordelijk voor alle hard- en software. De software is enorm gegroeid. Ik zorg ervoor dat alle licenties beschikbaar zijn voor de engineers en verzorg maandelijkse rapportages”, vertelt Ries. Daarnaast vervult hij onder andere diverse facilitaire taken. “Na de verhuizing ging het reserveren van vergaderruimtes spelen binnen onze organisatie. Toen hebben we Zaaldisplays aangeschaft om de ruimtes te kunnen reserveren vanuit Outlook”, vertelt Ries. “In Outlook kun je al je afspraken inplannen en dat is direct zichtbaar op het Zaaldisplay. Als iemand met iemand wil zitten, zien ze meteen op het display of de ruimte beschikbaar is en voor hoelang. We hebben gekozen voor units met LED-rand, zodat je dat ook van een afstandje kan zien.”
Positieve ervaringen met Zaaldisplays
De ervaringen met de Zaaldisplays zijn positief. “De Zaaldisplays werken perfect. Reserveringen gebeuren voornamelijk via Outlook en dat loopt goed. Als een vergadering uitloopt is het makkelijk verlengen. Via Outlook is dat dan ook direct zichtbaar op het display.”, geeft Ries aan. De medewerkers van Korton Group hebben de namen van de vergaderruimtes mogen kiezen. “Intern hebben we een prijsvraag uitgeschreven en daar is uitgekomen dat de vergaderruimtes in de kantoortoren de namen van bergketens kregen, zoals de K2, de Kilimanjaro en Matterhorn, en beneden de namen van racecircuits. Hockenheim, Spa en Zandvoort.”
Gasten aan- en afmelden
In een later stadium heeft Korton Group gekozen voor Reflex Visitor om bezoekers te registreren. “Na de verhuizing is onze receptie echt apart komen te zitten, waar voorheen andere collega’s nog wel eens bij konden springen om iemand te ontvangen”, geeft Ries aan. Korton Group was niet op zoek naar een vervanging van de receptiemedewerker, maar juist op een aanvulling erop.
De receptie is immers nooit voor 100% bemand, want de receptiemedewerker gaat bijvoorbeeld ook lunchen. “En op vrijdag was de receptie sowieso onbemand. Hoe kunnen we dat oplossen? Toen hebben we gekozen voor de receptiezuil. Bezoekers kunnen zich daarop aan- en afmelden. En de gebruikers die bezoek kunnen ontvangen krijgen, als iemand zich heeft aangemeld, een e-mail zodat zij het bezoek kunnen ontvangen bij de receptie”, schetst Ries het proces. “Ook met Reflex Visitor zijn we niet tegen problemen aangelopen. Alle wensen die we hadden zitten er eigenlijk in. Misschien wel meer dan dat we eigenlijk gebruiken!”
