Gemeente Apeldoorn reserveert en beheert ruimtes met RoomManager en Zaaldisplays
“Uiteindelijk wilden we de regie meer bij alle collega’s neerleggen, dan bij één afdeling in onze organisatie”, zegt Daniël Keij, Smart Building Regisseur voor de eenheid Beheer & Onderhoud van gemeente Apeldoorn. “Met Reflex RoomManager zijn onze collega’s niet meer van het secretariaat afhankelijk om bepaalde ruimtes te reserveren.”
Inzicht in beschikbaarheid
“Voorheen was er communicatie over verschillende schijven nodig om een vergaderruimte te reserveren”, zegt Daniël Keij. “Dat bracht soms misverstanden met zich mee. Bijvoorbeeld als meetings weren verschoven, meer of minder mensen deelnemen en ga zo maar door. Ook moest men soms wachten op beschikbaarheid van mensen om een ruimte te kunnen reserveren”, geeft Daniël aan. Gemeente Apeldoorn kwam tijdens een marktonderzoek uit bij Reflex RoomManager als oplossing voor het reserveren van haar vergaderruimtes. “We zochten naar een oplossing om dit proces te automatiseren.”
Zaaldisplays
De ervaringen met het gebruik van Reflex RoomManager zijn tot dusver goed. “De tool is eenvoudig. Iedereen kan een datum en tijd invullen en we krijgen weinig vragen. Het gaat eigenlijk altijd goed”, verklaart Daniël. “Bij de vergaderruimtes maken we ook gebruik van Zaaldisplays. Steeds meer mensen maken gebruik van de ruimtes. Met de Zaaldisplays zijn we flexibeler, omdat je aan de zaal kunt zien of en wanneer een ruimte beschikbaar is. En bij no-show kan je gewoon gaan zitten. Dat werkt erg prettig.”
Leestip: Eenvoudig ruimtes reserveren met de vernieuwde Zaaldisplay
