Digitale bezoekersregistratie met compleet bezoekersregistratiesysteem

Maak ontmoeten makkelijk met bezoekersregistratie

Reflex Online digitaliseert en vereenvoudigt uw bezoekersregistratie. Met Reflex Visitor melden bezoekers zich snel, efficiënt en AVG-proof aan via gebruiksvriendelijke aanmeldzuilen. Uw medewerkers ontvangen automatisch meldingen zodra hun bezoek arriveert. Dat zorgt voor een soepele en professionele ontvangst.

Of het nu gaat om medewerkers, bezoekers, cursisten of leveranciers: ons digitale bezoekersregistratiesysteem regelt alles voor een veilige en gastvrije binnenkomst. Dankzij onze flexibele inrichting past het systeem zich naadloos aan uw organisatie en processen aan. Zo heeft u altijd een oplossing op maat.

Wat is digitale bezoekersregistratie?

Digitale bezoekersregistratie is het proces waarbij bezoekers zich digitaal aanmelden bij binnenkomst van een locatie. Dit gebeurt doorgaans via een aanmeldzuil, digitale receptie of mobiele app. In plaats van een papieren registratieformulier vullen bezoekers hun gegevens in via een interactief systeem. Zo heeft u direct inzicht in wie zich in het gebouw bevindt en stroomlijnt u de communicatie.

De meeste organisaties kiezen voor bezoekersregistratie in combinatie met een aanmeldzuil bij de entree. Met aanmeldzuilen verloopt de registratie van bezoekers en medewerkers sneller en efficiënter. In plaats van te wachten op een receptionist, melden bezoekers zichzelf eenvoudig aan via een gebruiksvriendelijk touchscreen. Dit bespaart tijd en zorgt voor een soepele doorstroom bij de entree.

Plan een demo

Oplossingen voor bezoekersregistratie

Bij Reflex Online vindt u alles wat u nodig heeft voor een betrouwbaar en professioneel bezoekersregistratiesysteem. Wij leveren zowel de software als de hardware voor een complete, gebruiksvriendelijke digitale bezoekersregistratie.

Aanmeldzuil: Onze aanmeldzuilen zijn de ideale oplossing voor zelfregistratie op locatie. In combinatie met een receptie of stand-alone. De zuil is volledig aanpasbaar in uw huisstijl en kan worden uitgebreid met QR-code scanners of label printers.
Digitale receptie: De digitale receptie is de ideale oplossing voor organisaties die willen besparen op receptiekosten zonder in te leveren op gastvrijheid. Via een aanmeldzuil worden bezoekers ontvangen en medewerkers geïnformeerd.
Intercomzuil: Met de intercomzuil biedt u bezoekers de mogelijkheid om bij een aanmelding direct contact op te nemen met een afdeling of medewerker. Ideaal voor locaties met beperkte bemensing.

Vanaf 95 euro per maand heeft u een totaaloplossing inclusief hardware voor bezoekersregistratie met Reflex Online. Heeft u interesse in onze oplossingen? Plan dan een vrijblijvende demonstratie in. Of bel ons op +31(0)345 630123 of stuur een mail naar info@reflex-online.com.

Denkt u na over…

Het verbeteren van de bezoekersregistratie bij uw organisatie?
Een aanmeldzuil of intercomzuil bij de ingang van uw bedrijf?
Het optimaliseren van bezoekersstromen, wachtrijen en balies?
Hoe een digitale receptie en bezoekersregistratie kan bijdragen aan hybride werken?

Dan is Reflex Visitor de oplossing voor u. Plan een vrijblijvende demonstratie in en wij vertellen u er alles over.

Bekijk de kenmerken

Bezoekersregistratie: hoe bezoekers aanmelden en afmelden?

Stap 1

Maak een afspraak via uw portaal, of uw agendasysteem zoals Microsoft Office 365 of Outlook.

Stap 2

Met Reflex Visitor ontvangt de bezoeker een bevestigingsmail in uw huisstijl.

Stap 3

Aanmelden op een aanmeldzuil bij de receptie

Bij aankomst meldt de bezoeker zich aan op de aanmeldzuil of intercomzuil.

Stap 4

Bij het aanmelden kan de bezoeker ook aangeven dat men akkoord is met de huisregels.

Stap 5

Na het aanmelden ontvangt u collega direct een mail of SMS dat het bezoek is gearriveerd.

Stap 6

En bij het verlaten van het pand meldt de bezoeker zich netjes af.

Wat zijn de voordelen van een bezoekersregistratiesysteem?

Verbeter de ontvangst van bezoekers op uw locatie met onze aanmeldzuil en ons aanmeldsysteem: Reflex Visitor. Door een naadloze integratie van een digitale bezoekersregistratie, aanmeldsysteem en aanmeldzuil wordt het beheren van bezoekersstromen nog eenvoudiger.

Professionele uitstraling: Maak een goede eerste indruk op uw bezoekers, gasten en (potentiële) klanten. Een gestroomlijnd aanmeldsysteem in combinatie met een moderne eyecatcher in de vorm van een aanmeldzuil geeft uw organisatie een professionele uitstraling.
Snelle verwerkingstijd: Door vooraf aan te kunnen melden én ter plekke te kunnen registreren, is het aanmelden van bezoekers een fluitje van een cent.
Volledig en compliant: Met de combinatie van een aanmeldzuil, digitale bezoekersregistratie en aanmeldsysteem heeft u te allen tijde een volledig overzicht van alle aanwezige en te verwachten bezoekers. Zo bent u volledig compliant volgens de Arbowet, AVG/GDPR en voldoet u aan eisen vanuit onder andere ISO & HACCP. Reflex Online is ISO 27001 gecertificeerd.
Bespaar kostbare resources: Geen gedoe meer met schuifborden, papieren lijsten of bewerkelijke Excel-spreadsheets. Met Reflex Visitor heeft u alles rondom aanwezige personen in uw pand in één toegankelijk en gastvrij systeem.
Eén aanspreekpunt: Reflex maakt ontmoeten makkelijk. Met Reflex Online heeft u één aanspreekpunt voor alles rondom digitale bezoekersregistratie, aanmeldzuilen, toegangscontrole en andere slimme kantooroplossingen.

Wilt u meer weten over de voordelen van ons systeem? Vul dan het formulier op deze pagina.

Bezoekersregistratie en compliancy: veiligheid als standaard

Het verwerken van persoonsgegevens moet zorgvuldig en volgens de geldende privacywetgeving gebeuren. Reflex Online hecht grote waarde aan dataveiligheid en transparantie. Met onze oplossingen voor digitale bezoekersregistratie waarborgt u verwerking van alle bezoekersdata conform de AVG en GDPR.

Automatische gegevensverwijdering: na de overeengekomen bewaartermijn worden persoonsgegevens automatisch verwijderd of geanonimiseerd.
Digitale toestemmingsverklaring: bezoekers kunnen via de zuil akkoord gaan met uw bezoekersbeleid of gezondheidsverklaring.
ISO 27001 gecertificeerd: Reflex Online voldoet aan de hoogste norm voor informatiebeveiliging. Uw gegevens en die van uw bezoekers zijn bij ons in veilige handen.

Met Reflex Visitor voldoet uw organisatie moeiteloos aan alle wet- en regelgeving en biedt u bezoekers een veilig en transparant registratieproces.

Waarom kiezen voor Reflex Online?

Reflex Online is specialist in digitale bezoekersregistratie. Al meer dan 20 jaar combineren wij technologie met praktische toepassingen. Zo hebben wij ervaringen met honderden verschillende scenario's. Maar met onze oplossingen haalt u niet alleen een krachtig bezoekersregistratiesysteem in huis. U krijgt ook een betrouwbare partner op het gebied van gebruiksvriendelijkheid, beveiliging en klantgerichtheid.

Onze klanten kiezen voor Reflex Online vanwege:

Gebruiksgemak: intuïtieve interfaces en eenvoudige implementatie.
Veiligheid: ISO 27001 certificering en AVG-compliance.
Hoge uptime: van meer dan 99,97% over de afgelopen drie jaar gemeten.
Flexibiliteit: geschikt voor iedere organisatiegrootte of -structuur en scenario.
Innovatie: constante ontwikkeling en verbeteringen op basis van gebruikerservaring.

Veelgestelde vragen over bezoekersregistratie

Wat is het verschil tussen een aanmeldzuil en een digitale receptie?

Een aanmeldzuil is een integratie van software en hardware. In een kiosk wordt een touchscreen display geplaatst waarop bezoekers zich aan kunnen melden. Een aanmeldzuil maakt vaak onderdeel uit van een digitale receptie oplossing. Een digitale receptie is naast een aanmeldzuil ook vaak de toegangsverlener en communicatietool van bezoekers naar medewerkers toe.

Is digitale bezoekersregistratie AVG-proof?

Ja, ons systeem voldoet volledig aan de AVG en ondersteunt automatische dataverwijdering en digitale toestemmingen.

Kunnen bezoekers vooraf geregistreerd worden?

Zeker. U kunt vooraf een uitnodiging sturen met QR-code, waardoor de check-in nog sneller verloopt. Dat kan onder andere door integraties met Microsoft 365 & Outlook en Google Workspace & Google Calendar.

Is het systeem geschikt voor meerdere vestigingen?

Ja, onze software ondersteunt multi-site management. U beheert eenvoudig alle locaties vanuit één centraal platform.

Kan het systeem gekoppeld worden aan bestaande software of toegangscontrole?

Ja, wij bieden diverse integraties met Outlook, Office365, Active Directory,

Biedt het systeem ook opties voor BHV?

Ja, Reflex Visitor heeft een BHV App waarmee u direct alarmeert, noodmeldingen beheert en altijd beschikt over een actuele calamiteitenlijst.