IT Building en Reflex ontwikkelen reserveringssysteem voor vervoermiddelen
Via een app op je smartphone, tablet of computer reserveer je een fiets, scooter of auto voor je dienstreis. Vanaf elke gewenste plek, op ieder tijdstip. Met je personeelspasje open je vervolgens een sleutelkast en kun je de sleutel voor het betreffende vervoermiddel meenemen. Bij terugkeer hang je de sleutel weer in de kast. Zo werkt het nieuwe online reserveringssysteem ‘Sleutel tot besparen’ dat is ontwikkeld door IT Building in Apeldoorn en Reflex in Culemborg. Als eerste werkt de gemeente Apeldoorn inmiddels met dit systeem.
Registratie van gebruik
Het systeem toont de beschikbare vervoermiddelen, stuurt de betreffende medewerker per email een bevestiging van zijn of haar keuze, zorgt voor onbemande uitgifte (en inname) van de sleutel en registreert automatisch het gebruik. De kern bestaat uit het reserveringssysteem van Reflex, dat al bekendheid geniet als afsprakensysteem of als reserveringssysteem voor vergaderruimten. De sleuteluitgifte en -inname vindt plaats vanuit elektronische onbemande sleutelkasten van Deister. IT Building heeft ervoor gezorgd dat de verschillende componenten met elkaar communiceren.
Bezettingsgraad
Het systeem kan op maat worden gebouwd en is flexibel, ongeacht het aantal gebruikers, de aantallen en typen voertuigen en het aantal uitgiftelocaties. De gemeente Apeldoorn ging in januari 2016 van start met 160 gebruikers die veertig fietsen, tien e-bikes, tien elektrische scooters en vierendertig auto’s (deels elektrisch, deels op benzine) ter beschikking kregen. In de eerste maanden was de bezettingsgraad van de voertuigen rond zestig procent. In maart kregen nog eens enkele honderden medewerkers toegang tot het systeem.
Gemeentelijk projectleider Hans Kemper: ‘Als gemeente hebben we een voorbeeldfunctie in duurzaam vervoer. Daarom hebben we besloten fietsen, e-bikes, elektrische scooters en auto’s uit de zuinigste categorieën aan te schaffen voor onze zakelijke vervoersbehoefte.’
Bedrijfsvoering
Het systeem kan bepalen welke medewerkers autorisatie krijgen om van het voertuigenpark gebruik te maken. En bij de gemeente Apeldoorn geldt bij het reserveren de volgende prioritering: fiets; e-bike; scooter; openbaar vervoer; auto. De gemeente Apeldoorn overweegt overigens om ook ov-chipcards aan het systeem toe te voegen.
De auto’s zijn om belastingtechnische redenen voorzien van een gps-volgsysteem. Met bijkomend effect dat bekeuringen en onverhoopt privégebruik traceerbaar worden. Unitleider technische ondersteuning Wilbrand Oonk: ‘Belangrijker is dat het totale systeem inzichtelijk maakt hoe onze organisatie omgaat met mobiliteit. Nu al is merkbaar dat medewerkers individueel scherpere keuzes maken als het gaat om het combineren van ritten. Het leidt tot betere planning en effectiever werken. Dat is goed voor het milieu, maar ook goed voor de bedrijfsvoering van de gemeente.’
Meer informatie: www.desleuteltotbesparen.nl
