MBO College Hilversum workshops
Het organiseren van een groot evenement brengt veel uitdagingen met zich mee. Met name rondom het uitnodigen van deelnemers, registreren voor verschillende workshops, de communicatie eromheen en het printen van toegangsbadges is de administratielast enorm. Voor MBO College Hilversum was dit niet anders. Na een geduchte oriëntatie kozen zij voor de event registratie software en afsprakensoftware van Reflex Online.
De uitdaging van MBO College Hilversum
Toen MBO College Hilversum een groot evenement mocht organiseren, waarbij deelnemers verplicht een certificering moesten behalen, kwam men in contact met Reflex Online. Voor dit evenement wilden ze een systeem waarin medewerkers eenvoudig workshops konden kiezen. Gezien de vele vereisten, zoals specifieke indelingen en criteria voor deelnemers, was een event registratie oplossing op maat noodzakelijk.
De oplossing voor event registratie van Reflex Online
Vanaf het eerste contactmoment met Reflex Online verliep de communicatie uitstekend. Na het invullen van het formulier werd er meteen gebeld en een meeting ingepland om de casus grondig door te nemen. Reflex Online heeft vervolgens een oplossing op maat samengesteld voor MBO College Hilversum. Daarbij werd een inschrijftool gecreëerd die volledig aansloot op de wensen van MBO College Hilversum. Dit maatwerk bood deelnemers de mogelijkheid om eenvoudig hun workshops te selecteren. Door het creëren van templates op maat voor alle e-mailverkeer rondom de uitnodigingen en inschrijvingen is MBO College Hilversum veel werk uit handen genomen.
De implementatie van het systeem vond plaats in mei 2024, na een proces van ongeveer vier maanden vanaf het eerste contact. De introductie van de nieuwe tool verliep soepel dankzij een duidelijke handleiding en korte communicatielijnen. De snelle en doeltreffende ondersteuning was hierbij van grote waarde.
De ervaring van MBO College Hilversum met event registratie
‘’Wat voor ons het grootste voordeel van het werken met Reflex is, is de mate van ontzorging die het systeem biedt. Dankzij de oplossing op maat is het gehele proces grotendeels geautomatiseerd. Van uitnodiging tot inschrijving en verwerking. Dat bespaart ons veel tijd en moeite”, vertelt Dewi van Grevengoed, Communicatiespecialist bij MBO College Hilversum. Dewi is zeer te spreken over de samenwerking met Reflex Online. “Zonder Reflex Online hadden we wellicht voor een omslachtige 'Plan B'-oplossing moeten kiezen, wat tot onnodig veel handmatig werk had geleid.”
Wilt u meer weten over onze oplossing voor event registratie? Plan dan geheel vrijblijvend een demonstratie in.
Wilt u liever bellen of mailen? Dat kan ook, via +31(0)345 630123 of info@reflex-online.com.
