Gasten aanmelden en ruimtes reserveren bij A’DAM&Co.work
“We hebben research gedaan en kwamen erachter dat Reflex de oplossing was voor ons probleem”, vertelt Maaikedirkje Cornelissen van A’DAM&Co.work. Bedrijven en ZZP’ers huren bij A’DAM&Co.work een vergaderruimte, flexibele werkplek, vast bureau of eigen kantoor. Het bedrijf gebruikt onze systemen om gasten aan- en af te melden en vergaderruimtes te reserveren. In de A’DAM Toren kan je werken, eten, slapen en feesten. A’DAM&Co.work is de co-working space van de A’DAM Toren. “Mensen komen om te werken, maar zeker ook om van het uitzicht te genieten. Vanuit de Toren heb je een prachtig uitzicht. Je kijkt uit over de Amsterdamse binnenstad en kan de Zuid-As en de Schipholtoren in de verte zien.”
Vergaderruimtes eenvoudig reserveren
Met een groot aantal leden en gasten is het belangrijk dat de processen goed onder controle zijn, waarbij goed en persoonlijk contact een belangrijk uitgangspunt is.
De A’DAM Toren is een creatieve hub met niet alleen werkplekken en kantoren, maar ook een hotel, restaurant en nachtclub. “Tijdens de Coronacrisis hebben we nagedacht over onze werkprocessen en procedures. Wat kan ons helpen om bepaalde processen makkelijker te maken?”, vertelt Maaikedirkje. “Zo hebben wij twee vergaderruimtes die onze members kunnen huren.
Als één van onze members een ruimte wilde reserveren, dan moest de receptie dat zelf registreren namens de members. In een omslachtig systeem, wat eigenlijk bedoeld was voor grote events. We gingen op zoek naar iets eenvoudigs en effectiefs, wat het tegelijkertijd voor de members zelf makkelijker zou maken om een ruimte te reserveren. Zo kwamen we bij Reflex RoomManager uit. Het systeem voldoet aan alle eisen die wij hebben gesteld.”
Aanmeldsysteem voor gasten van members
De bedrijven en ZZP’ers die een werkplek of ruimte huren bij A’DAM&Co.work ontvangen ook gasten in de A’DAM Toren. Maar het is niet zo dat gasten op eigen houtje door het pand kunnen zwerven. “In de Toren krijgen members een toegangspasje. Zij kunnen daarmee zelf een lift oproepen en naar hun verdieping gaan. Gasten kunnen dit dus niet. Als een gast zich meldt, dan moet dat altijd via de balie gaan”, legt Maaikedirkje uit. “We wilden de handeling meer bij de members neerleggen, want dat is een stuk sneller en flexibeler. Ik was toevallig aan het zoeken naar, wederom, een aanmeldsysteem toen Christiaan van Halewijn van Reflex Online het systeem Reflex Visitor introduceerde. We kwamen erachter dat dit heel goed aansloot op de wensen die we hadden”, vertelt Maaikedirkje.
Het proces rondom het aanmelden van gasten werkt met Reflex Visitor een stuk sneller, klantvriendelijker en slimmer. “Members melden nu via onze website heel makkelijk en eenvoudig hun gasten aan. De gast krijgt een mail met een afspraaknummer”, legt Maaikedirkje uit. “Met dit nummer melden zij zich bij de balie. Aan de balie zien de medewerkers direct welke member ze bezoeken en naar welke verdieping de gast moet. Dat hele eenvoudige proces, dat werkt echt goed voor ons.”
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van bezoekersregistratie, het aanmelden van gasten of het reserveren van vergaderruimtes? Onze specialisten vertellen er graag alles over. Neem vrijblijvend contact op voor meer informatie of plan een online demo op maat in.
